Nesta etapa, avaliamos o material a ser digitalizado. Ela envolve amostragem de material, visita ao acervo e reuniões com os gerenciadores de conteúdo. Utilizamos quatro fatores de análise:
1. Estado de conservação e variedade do material
2. Volume em número de itens e páginas
3. Aspectos da digitalização, processamento e catalogação
Nesta etapa, elaboramos uma proposta oficial de projeto. Esta contém o sumário executivo, a descrição do escopo, objetivo e etapas, além do cronograma físico-financeiro e do orçamento.
Esta etapa diz respeito à captura de imagens dos documentos em alta resolução, a partir de nossos equipamentos. A escolha destes equipamentos, que podem ser câmeras de alta resolução, escâneres de documentos avulsos ou livros ou equipamentos desenvolvidos pela nossa equipe depende dos fatores identificados na etapa 1.
Nesta etapa, iremos tratar as imagens para que se tornem ideais para a visualização online, seja em formato de imagem (JPEG) ou PDF. Para fins de preservação digital, sempre guardamos a imagem em alta resolução obtida pela câmera (formato RAW) ou escâner (formato TIFF).
Nesta etapa, que ocorre simultaneamente às etapas 3 e 4, descrevemos os metadados do documento e do contexto no qual este se encontra. Trabalhamos diretamente com os gerenciadores de conteúdo para definir a hierarquia do repositório, as informações que serão coletadas para cada documento e as informações de contexto do acervo
Nesta etapa, trabalhamos em conjunto com os gerenciadores de conteúdo para definir como deve ser o site do repositório, considerando:
1. A identidade visual da instituição e qual conteúdo será disponibilizado nas suas páginas
2. Critérios de acessibilidade
3. Como será realizado o gerenciamento do sistema
Nesta etapa, realizamos a inserção dos itens e suas descrições no repositório. Realizamos uma série de testes para verificar a robustez do servidor e do site do repositório. Em nossos projetos, fornecemos o servidor para hospedagem e realizamos a manutenção do sistema. Logo, o cliente não precisa possuir uma equipe de TI especializada.
Nesta etapa, disponibilizamos o repositório digital ao usuário. Durante todo o período em que hospedarmos o repositório, iremos gerar relatórios de análise dos usuários e das visitações ao repositório.
Esta etapa é essencial para aumentar o número de visitações do repositório e sua projeção. Elaboramos e executamos o plano de marketing do repositório digital, envolvendo a divulgação entre a nossa rede de contatos, sites de notícias, blogs relevantes e redes sociais.
Esta etapa, recomendada para repositórios com um grande volume de informações e/ou de itens, diz respeito à análise do banco de dados utilizando as técnicas de ciência dos dados. Extraímos informações como nuvens de tags de principais assuntos e palavras-chave dos itens do repositório, ligações entre pessoas citadas e descritas pelos itens, dentre outras. Estas análises auxiliam tanto pesquisadores quanto usuários leigos.
